- En 2020 la información digital se incrementará hasta en 30 veces, mientras que el número de profesionales de TI a escala mundial solo habrá aumentado 1.4 veces.
La manera en que trabajamos ha cambiado. El medio principal de alcanzar los objetivos se está focalizando en la tecnología, concretamente, en cómo se gestiona la información y cómo se conectan las personas. En concreto, según IDC (International Data Corporation), en 2020 la información digital se incrementará hasta en 30 veces, si bien el número de profesionales de TI a escala mundial que se espera que los administren solo habrá aumentado 1,4 veces.
Para Fernando Maroniene, Vicepresidente de Marketing de Ricoh Latinoamérica, la digitalización del pasivo documental ya no es una opción solo al alcance de las grandes compañías, sino que también las pequeñas y medianas empresas (PYMES) pueden beneficiarse de todas sus ventajas, mejorando su capacidad de adaptación a un entorno que cambia a gran velocidad y adquiriendo una fuerte posición competitiva.
Sin embargo, Maroniene advirte que para impulsar la digitalización de forma efectiva, las PYMES deben asegurarse de revisar su tecnología actual y optimizar sus procesos o métodos de trabajo para sacarles el máximo partido. “En una oficina pequeña, es importante que todo el mundo sea lo más eficiente posible, si un trabajador tiene que estar buscando entre múltiples documentos, se pierde productividad”, comentó el ejecutivo.
De “Mis Documentos”, a “Nuestra Información”
Una encuesta realizada por Software Advice[1], señala que los trabajadores que laboran en entornos basados en papel, pierden al menos seis horas a la semana buscando documentos. Para el ejecutivo de Ricoh Latinoamérica, los procesos manuales son realmente un obstáculo de crecimiento para las PYMES, incluso si se tiene una oficina organizada en donde todos los documentos están debidamente archivados y todo el personal sabe exactamente dónde están.
Ante este panorama, los lineamientos más importantes de la gestión documental se han desplazado hacia dos ejes fundamentales: el acceso y uso remoto de la información y la administración y gestión de esa accesibilidad.
Fernando Maroniene explica los dos ejes: En la práctica, asegurar el acceso significa que las PYMES deben comenzar a trabajar con documentos multi-plataforma, accesibles desde cualquier dispositivo (teléfonos, tablets y notebooks) tanto para su lectura como para su modificación. Inversamente, los empleados pueden beneficiarse, por ejemplo, de herramientas que permiten el escaneo remoto de cualquier tipo de archivo y su posterior envío a la nube.
El segundo aspecto esencial para la movilidad y la gestión documental tiene que ver con la administración del acceso a los documentos. El envío de archivos adjuntos por e-mail está perdiendo terreno frente opciones más prácticas como el almacenamiento (y hasta administración y gestión) en la nube, que simplifican la posibilidad de hacer cambios y evitan engorrosas cadenas de correos electrónicos.
Desde este punto de vista, el nuevo paradigma implica pensar en documentos compartidos (con distintos permisos de uso) más que, sólo, en “Mis Documentos”. Las ventajas no son sólo operativas. Estas nuevas e inevitables tendencias en la gestión de documentos implican, además, reducción en los costos, mejora de la velocidad de circulación (incluso en tiempo real) y hasta aspectos ecológicos derivados de la reducción en el consumo de papel, tintas y energía.
Estas aplicaciones se extendieron a todos los ámbitos, desde la venta de productos y servicios, hasta el manejo de documentos sensibles del ámbito jurídico, gracias al vital complemento que aporta la firma electrónica. Finalmente, si es indispensable la impresión, con cualquier dispositivo móvil se puede enviar un documento, vía wi-fi o Bluetooth, hacia cualquier equipo de impresión que trabaje con esos estándares (hoy, la mayoría).
¿Cuál es la propuesta de valor de Ricoh?
A través de la oferta de Ricoh Managed Document Services (MDS), las organizaciones pueden optimizar sus flujos de trabajo y procesos y paralelamente controlar mejor sus costos relacionados a la gestión documental, evitar inversiones más extensas y evolucionar su infraestructura estática a soluciones escalables y a medida de la organización.
Las prácticas derivadas de las implementaciones que ofrece Ricoh MDS a sus clientes, se centran en la gestión de documentos electrónicos vs papel, dimensionar y optimizar los dispositivos, gestión de activos, reciclaje y eliminación responsable, asegurar la adaptación de los empleados a configuraciones más rentables y gestionar la medición, administración y optimización de los procesos documentales.
[1] 1 http://www.aiim.org/pdfdocuments/iW-Paper-Wars-2013.pdf
