- Mucha de la información que una empresa necesita para operar de manera efectiva se encuentra en documentos físicos.
Cuando una falla o desastre afecta las actividades de una empresa por largos períodos de tiempo, las consecuencias repercuten en factores como pérdida de ingresos, productividad y confianza por parte de los clientes. En este contexto, es vital para las empresas contar con un plan de acción integral de TI para afrontar cualquier imprevisto.
“Tomando en cuenta los desastres naturales que se han registrado durante los últimos meses en varios países de Latinoamérica, se puede inferir que muchos CIO’s no están preparando debidamente a sus empresas para lo que pueda pasar en un futuro”, indicó Crispín Velez, Leader Digital Transformation de Ricoh IT Services Latinoamérica.
Mucha de la información que una empresa necesita para operar de manera efectiva se encuentra en documentos físicos, los cuales son más vulnerables ante algún incidente porque, una vez perdidos, no se pueden recuperar. Es por esto que los archivos digitales forman parte de los procesos de trabajo, donde muchas veces es el documento en papel el centro del proceso.
Es ideal contar con un Plan DR (Disaster Recovery, en sus siglas en inglés) que contemple la digitalización de documentos, en especial de aquellos necesarios para mantener el negocio en funcionamiento. Pasar a una red de trabajo digital contribuye en la mejora de procesos que por lo general suelen reducir la productividad del negocio.
“Es importante mencionar que el Plan DR debe detallar claramente los roles y responsabilidades que se han de cumplir durante el proceso de recuperación, ya que todas las acciones realizadas deben estar alineadas”, mencionó Crispín Velez, Leader Digital Transformation de Ricoh IT Services Latinoamérica. “La presión que se ejerce en el personal durante estos incidentes es realmente alta”, agregó.
Durante la recuperación de datos, el departamento de TI de las empresas debe asignar de manera estratégica los recursos con los que se cuenta, dando prioridad a los sistemas críticos necesarios para poder responder y continuar brindando el servicio a los clientes, mientras que ciertos datos respaldados, como es el caso de los archivos de correo electrónico, se pueden recuperar más tarde.
Para identificar los daños y determinar su magnitud, se recomienda contar con un reporte de desempeño de los sistemas en circunstancias normales, lo cual facilitará la ubicación de los puntos afectados y el tiempo de restauración de los mismos.
A pesar de los esfuerzos por recuperar la información de manera inmediata, las responsabilidades y expectativas a veces pueden superar el presupuesto con que se cuenta. En estos casos se recomienda contar con un socio externo tecnológico que tenga experiencia en la gestión de este tipo de crisis y pueda contribuir en la creación de una infraestructura resistente.
Por esto, frente a cualquier eventualidad que se presente, las empresas deben tener la capacidad de ofrecer una respuesta ágil y rápida para localizar la información necesaria lo más pronto posible. Resguardar al 100% la información de la compañía y de todos los departamentos hará que el negocio siga en funcionamiento y reduce las probabilidades de no genere perdidas monetarias.
