La tecnología se ha convertido en un elemento fundamental en el mundo empresarial; ha llegado para solucionar los problemas y eliminar barreras a través de sistemas innovadores que se adaptan a las necesidades de cada empresa. Es inevitable el uso de diferentes sistemas para varios procesos. No obstante, es tarea del equipo de TI garantizar que estos sistemas funcionen bien en conjunto, y fácil de utilizar para los empleados. Si bien ninguna compañía debe proporcionarle a una organización todas las necesidades de sus procesos empresariales, existen muchas áreas donde una empresa puede ser el proveedor. Depende del área TI elegir con prudencia y planificar para el futuro.
Existen algunos puntos que las organizaciones deben considerar al obtener nuevas soluciones empresariales:
- ¿Puedo comenzar como PYME y la solución crecerá conmigo?
Invertir en una plataforma de gestión empresarial resulta de gran importancia puesto que permite realizar un seguimiento eficiente y agilizar los procesos de una empresa, sin importar su tamaño. Esto es, las organizaciones requieren de una plataforma que crezca en función del desarrollo de la empresa. Para esto, es importante invertir en un sistema, subdividido en módulos, que se encargue de cubrir diferentes tareas, y que, en el corto, mediano o largo plazo, los diferentes módulos puedan integrarse a otros sin alterar la función de cada uno. Es decir, el equipo de TI debe considerar a un proveedor que proporcione un sistema que se adapte a las necesidades de crecimiento.
Por ejemplo, una empresa que acaba de iniciar sus operaciones puede contar con un proveedor que ofrezca módulos de internet, teléfono y televisión, de los cuales la empresa puede adquirir uno e ir sumando el resto a medida que sus operaciones y trabajadores aumenten. Otro claro ejemplo de esto es Y Soft, que a través de su plataforma YSoft SafeQ, permite comenzar con la administración de impresión o con los flujos de trabajo de captura de documentos, o impresión 3D, e ir añadiendo funciones a medida que la organización crece sin costear dos veces la integración de nuevos servicios.
- ¿Puede la plataforma soportar la fuerza de trabajo móvil?
Otra de las variables que el área de TI debe considerar al adquirir una plataforma empresarial es su adaptabilidad a las nuevas tendencias laborales como lo es la digitalización, cloud, BYOD, seguridad y, movilidad. Esto es, un software de gestión para la fuerza de trabajo móvil es una solución ideal para la nueva ola de empleados digitales e inteligentes que buscan ir más allá de conectar el lugar de trabajo actual con sus herramientas portátiles (smartphones, laptops, tabletas, etc.), con los cuales pueden acceder a la información que necesitan para realizar su trabajo desde cualquier momento y lugar. Gracias a estas funciones inteligentes la mejora de procesos se ve reflejada en una mayor productividad y eficiencia por parte de los trabajadores. Un buen ejemplo de ello, son los servicios de impresión móvil.
- ¿Cuáles son las ventajas de contar con un proveedor único en un área específica de la empresa?
Un proveedor único en un área clave de la operación de la empresa, como, por ejemplo, en la gestión documental, ofrece una serie de beneficios que repercuten de manera positiva sobre la empresa. En primer lugar, un solo proveedor implica menos contratos, lo que se traduce en una inversión menor de tiempo y dinero; se reduce el gasto administrativo. Por otro lado, se podrá estar al tanto de todo lo que ocurre en determinadas áreas, así como tener acceso a la información de manera inmediata. Los procesos se verán mejorados gracias a la integración y comunicación de los diferentes módulos o soluciones de un solo proveedor. Y, finalmente, contar con un único proveedor significa que será capaz de tener más en cuenta las necesidades específicas de la empresa, lo que le permitirá hacer propuestas que se ajusten a la perfección.
- ¿El proveedor es innovador?
No sólo basta con tener un proveedor que cuente con un sistema que se adapte a las necesidades de hoy de las organizaciones, sino que debe emprender la búsqueda de las innovaciones del futuro, y que aceleren el crecimiento y desarrollo de sus clientes, apostar por la investigación (R&D) y aportar nuevos servicios que las empresas aún no cuentan en áreas como la impresión 3D, biometría, IoT, movilidad, flujos de trabajo, cloud computing, etc. Este es el caso de Y Soft Labs, un centro de innovación de soluciones empresariales, que nace con el objetivo de que los investigadores y los equipos de desarrollo experimenten con las nuevas tecnologías y prueben los conceptos de nuevos productos y servicios.
En un contexto tan cambiante como el tecnológico, la disparidad de tecnologías y lenguajes en las TI de una misma empresa puede llegar a ser un verdadero problema a la hora de evolucionar. Por ello, es importante disponer de un proveedor para cada operación que conozca toda la infraestructura y todos los servicios, y que entienda a la perfección el negocio, para que el trabajo conjunto funcione de forma mucho más fluida. Contar un único punto de contacto en un área específica, simplifica la comunicación y agiliza los procesos.
