Uno de los problemas más comunes al manejar grandes cantidades de datos es la dificultad de establecer cuáles son los importantes o los que se necesitan destacar. Esto ocurre en el ámbito de los RRHH, pero sobre todo en la gestión de nóminas o remuneraciones: un proceso crítico para las compañías, el cual debe estar correctamente monitoreado dado que implica una partida presupuestaria alta.
Gracias al uso de soluciones tecnológicas especializadas podemos realizar acciones en bloque y agilizar los procesos, pero además hay que saber leer la información de forma que obtengamos datos de valor para la organización. Por ello, es imprescindible establecer unos KPIs (key performance indicator) útiles para la comprensión de grandes cantidades de datos, y estos dependerán en gran parte de los objetivos de la compañía y los intereses del departamento de RRHH.
Desde Meta4, líder mundial de soluciones tecnológicas para la gestión y desarrollo del capital humano, explican que para comenzar a medir esos KPIs es necesario que la solución para la gestión de planillas o nóminas sea eficiente, y para ello no puede prescindir de:
– Temporalidad de los datos: el control temporal de toda la información permite consultar fácilmente los cambios realizados de un pago a otro, establecer patrones y comprobar posibles errores. Además, ante actualizaciones administrativas o legislativas, la fecha del dato resulta esencial para comprobar su impacto sobre montos concretos.
– Inspector de nóminas o detector de errores: se hace imprescindible al facilitar la identificación de fallos o descuadres en las remuneraciones. Este proceso debe estar automatizado para facilitar el trabajo de las personas encargadas, pues una sola cifra errónea puede suponer un problema para la empresa.
– Cálculo de pagas extra y retroactivas: la casuística puede ser infinita si se gestionan los pagos de miles de empleados, por lo que automatizar este apartado a través de reglas o fórmulas mejora la productividad del departamento encargado.
– Simulación de futuro: los salarios y costos laborales son una de las partidas presupuestarias más importantes de una empresa, por lo que poder prever una situación o proponer un cambio en bloque debe contar con el respaldo numérico reflejado en cómo quedaría la situación de las planillas y nóminas.
Una vez asegurado que el manejo de los datos de nómina sea fiable y las funcionalidades disponibles para su gestión son los más efectivos, puede ser el momento de establecer unos indicadores o KPIs propios que puedan mejorar los resultados globales de la empresa.
Indicadores o KPIs de análisis de nóminas o remuneraciones
Tener automatizados los procesos más tediosos de la gestión de remuneraciones, ofrece a los técnicos del departamento un tiempo extra para analizar la situación empresarial y buscar soluciones a lo que está ocurriendo en su compañía. Para ello, deberán establecer indicadores relacionados con los datos almacenados, entre los que se pueden encontrar:
– Costos laborales por FTE (full-time equivalent o equivalente a tiempo completo): el término FTE refiere a una forma de calcular la cantidad de empleados a tiempo completo que se precisarían para llevar a cabo determinado trabajo y así, poder realizar una comparación entre plantillas.
– Porcentaje de los costos laborales respecto al total de gastos: los pagos de seguros sociales, junto a los salarios, componen uno de los conceptos más altos en los gastos de la contabilidad de la empresa, por lo que conocer este dato es el primer paso para buscar opciones y alternativas que los reduzcan.
– Antigüedad media de empleados: saber cuántos años llevan los empleados ofrece una imagen global del éxito de tus políticas de retención de talento, pudiendo tomar decisiones para mejorarlo de ser necesario. También permite estimar las primas por antigüedad si existen y plantear acciones concretas para el reconocimiento o incluso de formación continua.
– Bajas según causa: conocer qué provoca las bajas de los empleados o en qué momento se han producido es importante para la planificación estratégica en diferentes puestos de trabajo.
– Modificaciones a tiempo parcial: ¿sabe cuántos empleados han pedido reducción de jornada y cómo ha afectado eso a tus cuentas y productividad? ¿Tiene una planificación del impacto que tiene sobre la empresa? Con este indicador, se puede plantear nuevos escenarios.
– Media de los cambios de sueldo: a través de la gestión de nóminas se puede obtener información importante a la hora de crear planes de carrera a través del promedio de años necesarios para conseguir un aumento de salario en la organización.
Estos son solo algunos de los KPIs de Recursos Humanos que se pueden analizar si se cuenta con una solución adecuada. Ese análisis puede ser esencial para tomar decisiones que afecten al total de la organización, como invertir un mayor presupuesto en contratar un nuevo software de Recursos Humanos que aumente la productividad del departamento, adoptar una nueva estrategia de retención del talento o crear nuevos planes de carrera para los empleados, que les permitan crecer dentro de la compañía.
