La dificultad para explicar los beneficios que puede otorgar a la compañía este tipo de inversión demora muchas veces las decisiones. Las claves para superar ese escollo.
Hay situaciones que se repiten con frecuencia en los departamentos de RRHH. Una de ellas es cuando, pese a la necesidad evidente de implementar una solución tecnológica que mejore los procesos, no se encuentran desde el sector los argumentos para plantearlo ante la dirección. Otra, cuando luego de haber adquirido un software que cumpla estas funciones, los directivos, frustrados al no ver resultados en el corto plazo, toman decisiones apresuradas que agravan los problemas.
Entonces, ¿cómo debe abordarse este tema? Es relativamente fácil identificar los beneficios que aporta la tecnología a la hora de facilitar el trabajo diario. Por ejemplo, la dirección podrá contar con una visión 360o de toda su organización y hacer un seguimiento de diferentes indicadores, como la plantilla, la rotación, los costos y demás. Para RRHH también supone importantes ventajas. Entre otras, contar con una base de datos única, reducir la carga de tareas administrativas o mejorar el “Employer branding” interno de la empresa.
“Lo que resulta más difícil es asignar un valor a estos beneficios cualitativos y convertirlos en cuantitativos o tangibles para presentar unos números que ayuden a los directivos, y en especial al CEO y al CFO, a tomar decisiones”, explica Pedro Vaquero, Director General de Meta4 América Latina, líder mundial de soluciones tecnológicas para la gestión y desarrollo del capital humano.
El problema realmente es cómo mostrar que estos beneficios cualitativos de la tecnología de recursos humanos simplifican el trabajo y mejoran la productividad y el rendimiento en toda la fuerza laboral. Los directivos necesitan ver además cómo esto se ve reflejado de forma tangible en el balance financiero y el rendimiento general de la empresa.
En el ámbito del software de RRHH, una de las razones principales por las que resulta difícil demostrar el retorno de la inversión es que a menudo se intenta hacerlo demasiado pronto, y no en el momento en que la tecnología ya está funcionando a máximo rendimiento y todos los empleados saben utilizarla.
Existen varias fases en la adopción de una tecnología. Es necesario conocerlas para saber cuál es el momento adecuado para comenzar a medir el ROI. En el ebook “¿Cuáles son los retos de RRHH para demostrar el ROI de su tecnología?” están desarrollados los factores que ayudan a identificar el momento indicado.
¿Cuáles son las claves para obtener ROI y poder demostrarlo?
Fidelizar a los profesionales: aquellas acciones tomadas para motivar a los empleados a que utilicen el nuevo software al comienzo del proyecto, no serán suficientes para mantenerlos “enganchados” a usarlo para siempre. Así que será necesario realizar acciones de fidelización durante los siguientes dos años. Varios estudios demuestran que precisamente el rechazo a un software se produce tiempo después de su incorporación.
Transformar los procesos de trabajo del departamento de recursos humanos: si se mantienen los antiguos procesos con la nueva tecnología, es muy probable que el proyecto fracase a largo plazo. Lo ideal es realizar el cambio una vez que el software ya está en funcionamiento.
Medir la productividad en el momento adecuado: medir el retorno de la inversión de una tecnología de recursos humanos poco después de incorporarla impedirá evaluar la productividad con éxito y detectar KPIs consistentes.
Hacer evolucionar a la compañía: deben analizarse todos los procesos que se están realizando de manera manual y ver cuáles se pueden automatizar. De esta manera, se podrá hacer un plan para decidir cómo ocupar los recursos que se liberen de estos procesos manuales en tareas de mayor valor para la compañía. Además, será interesante determinar qué tareas se pueden digitalizar y descentralizar desde el departamento de recursos humanos hacia los responsables de cada área. Los gerentes no solo se beneficiarán de una mayor independencia para administrar sus equipos, sino que los empleados también disfrutarán de más autonomía sobre sus datos y aspectos profesionales.
La balanza de ahorro y crecimiento
Para ayudar en este proceso y poder obtener un indicador del ROI que presentar a la dirección, Meta4 ha desarrollado una “balanza de ahorro y crecimiento”. Se trata de una plantilla para completar, donde puede realizarse el cálculo de recursos ahorrados en unos procesos para poder reinvertirlos en otros.
Se compone de las siguientes secciones:
Parámetros: para indicar los datos de la compañía y utilizarlos en el cálculo.
Balanza de ahorros: para rellenar con los diferentes procesos a automatizar. Al completarla se obtendrá un cálculo de ahorro en recursos.
Balanza de crecimiento: para reflejar los nuevos procesos tecnológicos en los que podrán invertirse los recursos ahorrados. Podrán ser tanto procesos administrativos más avanzados como de gestión del talento.
La plantilla puede descargarse en este link: “¿Cómo medir el ROI de una tecnología de RRHH (checklist + plantilla)?”.
