El outsourcing es la acción de usar empresas externas para manejar el trabajo que normalmente se realiza dentro de una organización. Por lo general, diversas compañías externalizan su procesamiento de nómina, contabilidad, distribución y otras funciones importantes.
La evolución de los servicios outsourcing en el Perú ha llevado a muchas empresas grandes a recurrir a la subcontratación para reducir costos. Asimismo, contar con este servicio enfocado en gestión documental ayuda a que se pueda recuperar documentos cuando sea necesario incluso dentro de un gran volumen de ellos.
Al respecto, Sonia Portugal, gerente general de Exact, señaló que: “el outsourcing es muy beneficioso para empresas pequeñas, medias y grandes. Ayuda a que una compañía esté más organizada, a que optimicen sus tiempos, y que empleen el tiempo que usualmente lo usarían al desarrollar diversas acciones que pueden ser tercerizadas, en investigación, creación de nuevas ideas, captación de nuevos clientes, entre otras acciones. También un buen sistema de control documental elimina el caos que puede surgir cuando se trata de localizar una versión en específico”.
En ese sentido, los servicios de outsourcing enfocados en gestión documental en una empresa ayudan a que la documentación esté organizada, segura y disponible en su versión digital. Evita problemas que pueden afectar el funcionamiento de la empresa, garantiza el cumplimiento de diversas normas utilizando listas de verificación, formularios normalizados y una organización automática; y reduce costos al reunir todos los archivos de manera organizada en una plataforma en línea.
Se pueden identificar varios beneficios cuando una compañía emplea el outsourcing en sus procesos de negocios. Las ventajas de costos, es una de la más visible. El enfoque en las actividades básicas ayuda a liberar energías y que el personal se centre en la construcción de otras acciones en la compañía, en invertir en investigación, desarrollo, entre otros.
Por último, se puede evidenciar como otro beneficio el ahorro en la infraestructura y la tecnología. Con el outsourcing enfocado en gestión documental, elimina la necesidad de invertir en infraestructura. No se necesita espacios, papel, tintas, o equipos para realizar ciertos procesos en específico. También, el incremento en la eficiencia se hace evidente y permite la flexibilidad en las operaciones en las que se ven inmersas.
