El brote del Covid-19 puso en evidencia la insoslayable necesidad que tienen las organizaciones de redefinir sus esquemas laborales ante la coyuntura actual y las nuevas tendencias del mercado. En este escenario, montar oficinas virtuales que les permitan continuar con las operaciones, pese a las circunstancias adversas, no fue una elección, sino un must. Herramientas que antes eran útiles hoy son imprescindibles.
La tecnología brinda un amplio abanico de posibilidades para llevar adelante la jornada laboral a la distancia, con aplicaciones de gestión colaborativa que permiten organizar equipos de manera efectiva, realizar proyectos y establecer una comunicación a través de diversos canales, entre otras soluciones.
Así, en momentos de crisis como el actual, «cobra relevancia el digital workplace, un concepto que plantea una evolución de la oficina tradicional hacia un entorno donde no existe solo un espacio laboral físico, sino uno conectado por la nube», explica Álex Morris, country manager de Xertica para Perú y Ecuador, ya que, como indica el especialista, la integración de tecnologías potencian la interacción y fomentan la interconectividad, desde cualquier lugar y en cualquier momento, además de, por supuesto, poner los recursos de una organización al alcance de todos sus colaboradores.
En este contexto, es fundamental que la digitalización se realice de forma transversal, es decir, que no ataña a solo un sector, sino que comprenda a la totalidad de los procesos, con el objetivo de garantizar el óptimo funcionamiento de todas las áreas que integran a una compañía.
Los números del crecimiento regional
En 2019, Xertica llevó a cabo el “Primer estudio latinoamericano sobre digital workplace”, una investigación que contó con la participación de 111 líderes de Recursos Humanos de América Latina, con el objetivo de conocer las motivaciones que alientan a los ejecutivos a avanzar en su implementación. En ese entonces, el 76 % ya había adoptado o se encontraba implementando un proyecto de digital workplace, y el 59 % tenía planeado hacerlo en los dos años próximos.
La cuarentena aceleró la puesta en marcha del proceso de transformación digital. De acuerdo con el estudio Gartner 2020 Digital Workplace Survey, el 68% de las empresas encuestadas aseguró que adoptó una estrategia de digital workplace desde el inicio de la propagación global del virus.
En paralelo, 6 de cada 10 empresas planean achicar su infraestructura y bajar sus costos operativos mensuales entre un 9 y 12 %, especialmente los relacionados al mantenimiento de sus oficinas. Así lo confirma un reciente informe de Co-Work Latam, empresa de coworking con 33 sedes en Colombia, Chile, Uruguay y los Estados Unidos.
Entre 2010 y 2019, la industria de las oficinas flexibles creció, en promedio, un 23 % anual, y ya representa cerca del 3 % del stock total de oficinas. Sin embargo, ante la continuidad de la pandemia, podría alcanzar un 20 % de penetración del mercado a finales del año próximo, con un crecimiento proyectado del 30 %. Según el estudio de Co-Work Latam, las organizaciones, especialmente las de mayor tamaño, buscarán descentralizar sus fuerzas de trabajo en células más pequeñas, oficinas flexibles y equipos de trabajo remotos en la post pandemia.
En sintonía con estos datos, un reporte de International Data Corporation (IDC) revela que Perú ostenta uno de los crecimientos más acelerados de la región, con un mayor incremento del gasto en servicios en la nube comparado a los demás países de América Latina, lo que lo coloca por encima del promedio de la región (24,5 %), superando a Colombia (31 %), Brasil (24 %) y México (23 %).
El rol de Xertica en la apuesta por la digitalización
En su cartera de productos, Xertica ofrece una serie de soluciones como herramientas que facilitan la incorporación del digital workplace, que van desde la comunicación y la colaboración en la nube, bots personalizados y dashboards con métricas, hasta procesos automatizados de manejo de los recursos humanos e Inteligencia Artificial (AI) para encontrar talento. Las metodologías empleadas son ágiles, con un enfoque de Customer Centric & Data Driven, bajo estrictos estándares de security y compliance.
Los beneficios de la transformación digital son claros: optimiza la productividad, mejora la experiencia del cliente, reduce los costos operativos, promueve la colaboración y da lugar a la innovación, entre otros.
Al respecto, Diana Alexandra Rodríguez, Regional Customer Manager Director en Xertica, enfatiza: “La correcta adopción de una plataforma tecnológica que propicia el teletrabajo debe estar fundada o apalancada en una cultura que fomente prácticas como la colaboración y la comunicación. Con esto, las plataformas tecnológicas podrán desplegar su potencial y empezar a atravesar cada etapa de madurez digital que vaya requiriendo la empresa”.
Consideraciones finales: ¿estamos preparados para el teletrabajo?
La pandemia influyó en el surgimiento de la economía a distancia o actividades comerciales que ya no dependen de una interacción face-to-face. No obstante, existe una importante agenda pendiente de las empresas para alcanzar una práctica de teletrabajo a nivel enterprise. Ciertamente, múltiples compañías que se han subido a la ola del home office empiezan a entender que crear un digital workplace apropiado requiere de un entorno propicio que vaya un paso más adelante que el solo adoptar una plataforma de comunicación y colaboración. En respuesta a ello, los proveedores tecnológicos están actualizando los servicios en la nube con nuevas características de movilidad, descubrimiento de contenido e inteligencia artificial (IA).
Cabe señalar que, a medida que los hogares y la tecnología doméstica se vuelven más inteligentes y los consumidores adquieren más tecnología de IoT, una gama cada vez mayor de objetos personales se llevarán a las oficinas o se utilizarán para respaldar el trabajo remoto (luces inteligentes, filtros de aire, asistentes de voz, auriculares inteligentes y auriculares de realidad virtual). Un espacio de trabajo inteligente aprovecha la creciente digitalización de los objetos físicos para ofrecer nuevas formas de trabajar y mejorar la eficiencia de la fuerza laboral.
Ejemplos de tecnologías de espacios de trabajo inteligentes incluyen IoT, señalización digital, sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo, espacios de trabajo virtuales, sensores de movimiento y reconocimiento facial. Cualquier lugar donde las personas trabajen puede ser un espacio de trabajo inteligente, como edificios de oficinas, escritorios, salas de conferencias y espacios domésticos.
Lo que encontramos es que existen diferentes rangos de madurez digital en la actualidad, y opiniones igualmente alternativas sobre cuán preparadas están las organizaciones en Latinoamérica para el desarrollo de un entorno digital de cara al futuro próximo. El momento de actuar es ahora.
Por último, pero no menos importante: la adopción de herramientas tecnológicas que propicien el teletrabajo debe estar acompañada de una cultura organizacional que fomente políticas organizativas como la colaboración y la comunicación. De esta manera, las empresas podrán empezar a transitar el camino de la transformación, con el propósito de alcanzar, cada una a su ritmo, la madurez digital.
