La pandemia ha transformado las rutinas y elevado la intensidad digital de las jornadas de trabajo. De acuerdo a nuestro primer Informe de Tendencias Laborales anual, la alta productividad enmascara una fuerza laboral agotada: a nivel global, 54% de los trabajadores ha reportado sentirse con exceso de trabajo, 39% sentirse agotado y 19% siente que a su empresa no le importa el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Con esto en mente, Microsoft condujo un estudio sobre ondas cerebrales, que confirma que gran parte de esa sobrecarga digital se debe a las reuniones consecutivas sin descansos. Las reuniones consecutivas son estresantes y afectan nuestra capacidad de concentración y participación. Sin embargo, la investigación también presenta un remedio sencillo: descansos cortos para recargar energías o simplemente hacer una transición más apacible de reunión a reunión.
A continuación, los principales aprendizajes de este reciente estudio:
- Los descansos entre las reuniones permiten al cerebro “restablecerse”, lo que reduce la acumulación de estrés en las reuniones. Como se ha observado en estudiosanteriores, en dos horas de reuniones consecutivas la actividad promedio de las ondas beta (relacionadas con el estrés) aumenta al paso del tiempo. Sin embargo, cuando a los participantes del estudio se les dio la oportunidad de meditar durante los descansos, la actividad beta disminuyó, lo que generó un “restablecimiento” que permitió que los participantes comenzarán su siguiente reunión en un estado más relajado. También permitió que el nivel promedio de ondas beta se mantuviera estable a lo largo de las cuatro reuniones, sin acumulación de estrés incluso mientras las cuatro reuniones continuaban. El antídoto contra la fatiga por reuniones es sencillo: tomar descansos cortos.
- Las reuniones consecutivas pueden reducir la capacidad de concentración y participación. Cuando los participantes tomaron descansos con meditación, los patrones de ondas cerebrales mostraron niveles positivos de asimetría alfa frontal, lo que se relaciona con una mayor participación durante la reunión. Sin descansos, los niveles fueron negativos, lo que sugiere que los participantes estaban retraídos y participaban menos durante la reunión. Esto demuestra que cuando el cerebro experimenta estrés, es más difícil mantenerse concentrado y participativo. En resumen, los descansos no solo mejoran nuestro bienestar, sino también nuestra capacidad de hacer un buen trabajo.
- Las transiciones entre reuniones consecutivas elevan el estrés. Respecto a los participantes que no tuvieron descansos, los investigadores también observaron que el periodo de transición entre las llamadas ocasionaba que la actividad beta, o los niveles de estrés, se elevaran. Eso puede deberse a que se acerca el final de la reunión, pero sabes que tienes otra inmediatamente después, y tendrás que hablar sobre algo diferente y utilizar el cerebro para concentrarte en otra cosa. En esos participantes, la actividad de las ondas beta se volvieron a disparar cuando inició la nueva reunión. En contraste, cuando las personas tomar descansos con meditación, el aumento de la actividad beta disminuyó entre cada reunión, y el aumento al inicio de la siguiente reunión fue mucho más lento y gradual. Es decir, los descansos, aún los cortos, son importantes para que la transición de una reunión a otra sea menos estresante.
Considerando estos resultados, Microsoft anuncia que incorporará nuevas funciones en Outlook: aquellos que cuenten con Outlook empresarial podrán establecer valores predeterminados, aplicables a toda su organización, con los que podrán acortan cinco, 10 o 15 minutos de las reuniones en Microsoft Teams para tomar descansos entre las conversaciones. Además, si la función está activada a nivel de empresa, las personas pueden cambiar o personalizar fácilmente la configuración en cualquier momento, para una reunión individual o para todas sus reuniones. Para ayudar a comunicar el cambio, los empleados también verán una notificación cuando programen reuniones, informándoles del cambio en toda la organización.
“En el mundo actual del trabajo híbrido y a distancia, no basta con solo incentivar el autocuidado. Necesitamos innovar y aprovechar la tecnología para ayudar a los empleados a incorporar los descansos que son tan necesarios en sus rutinas cotidianas” — Kathleen Hogan, directora de Recursos Humanos en Microsoft.
El trabajo híbrido es el futuro del trabajo. Las personas quieren mayor flexibilidad y un modelo de trabajo mixto que les otorgue libertad para trabajar cuando y donde les resulte más cómodo. A nivel global, 73% de los trabajadores quiere que se mantengan las opciones de trabajo remoto flexible mientras que el 67% de los trabajadores quiere pasar más tiempo en persona con su equipo después de la pandemia. De allí que sea más probable que el 66% de los líderes de negocio planee rediseñar el espacio de oficina para el trabajo híbrido.
El trabajo híbrido puede ofrecer un futuro que la gente quiere, pero es necesario que comencemos a pensar en los nuevos desafíos que esto puede traer y ajustemos lo necesario para ofrecer un entorno saludable y productivo. Conforme avanzamos en esta gran transición como sociedad, el establecer cosas como descansos entre reuniones ayudará a reducir la sobrecarga digital y, a su vez, creará mejores resultados y un entorno de trabajo más saludable para la gente y las organizaciones en los próximos años.
Metodología del estudio
El estudio se condujo del 8 al 18 marzo de 2021 en el laboratorio Human Factors de Microsoft entre 14 personas que participaron en videollamadas llevando puesto equipo de electroencefalograma (EEG) para monitorear la actividad eléctrica en su cerebro. Los participantes consistieron en empleados de Microsoft y de otras empresas que son trabajadores de la información en Estados Unidos y que por lo general trabajan a distancia. Los voluntarios participaron en dos bloques de sesiones de reuniones. En la primera sesión, la mitad de los participantes asistieron a una serie de cuatro reuniones consecutivas de media hora (dos horas continuas), cada una dedicada a una tarea distinta (por ejemplo, diseñar la distribución de una oficina o elaborar un plan de mercadotecnia). Para la otra mitad, las cuatro reuniones de media hora se intercalaron con descansos de 10 minutos, durante los cuales los participaron meditaron con la aplicación de Headspace. La semana siguiente los grupos se intercambiaron: los que habían asistido a reuniones consecutivas tuvieron descansos, y viceversa. Entre tres y cuatro voluntarios adicionales sin equipo de EEG participaron en cada reunión de 30 minutos para crear una variable de asistentes que colaboraron en las tareas asignadas.
