El uso de tecnologías de la información y comunicaciones (TIC) y la transformación digital de los procesos se ha incrementado indubitablemente tanto en las entidades privadas como en instituciones de la administración pública, lo cual a su vez ha motivado la habilitación de marcos normativos promotores del uso de firmas electrónicas y de servicios de confianza digital.
“Las firmas electrónicas pueden tener la misma validez y eficacia que las firmas manuscritas, permitiendo suscribir documentos y contratos a distancia, de manera célere y con diversos niveles de seguridad, dependiendo del tipo de firma elegida”, señaló Dario Bregante, Gerente de Regulación Financiera y FinTech de EY Law.
Por un lado, para entender qué es la firma electrónica, cómo gestionarla, así como los casos en los que se puede utilizar, EY Perú preparó la siguiente información:
- ¿Qué es la firma electrónica? – Es cualquier símbolo basado en medios electrónicos que se emplea para autenticar un documento o vincularlo con una persona.
Tipos de firma electrónica – Existen tres tipos de firma electrónica, los cuales se basan en su nivel de seguridad: la firma electrónica simple y la firma electrónica avanzada (de seguridad baja y media, respectivamente) y la firma electrónica cualificada o firma digital (la opción más segura). En cuanto a esta última, cabe señalar que utiliza una técnica de criptografía asimétrica para la identificación del signatario, lo cual la vinculada únicamente a este, así como a los datos firmados, y permite identificar cualquier modificación ulterior. La firma electrónica cuenta con la misma validez y eficacia jurídica que una firma manuscrita, y puede garantizar el no repudio y servir como medio probatorio siempre y cuando haya sido generada en el marco de la Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica (IOFE).
- ¿En qué casos se utiliza la firma digital? – El uso de la firma digital se realiza principalmente cuando la ley dispone su uso, y en menor medida, cuando las partes así lo consideren pertinente. Con esta herramienta, pueden suscribirse contratos que requieran la inscripción en Registros públicos, tal como un contrato de arrendamiento financiero. De la misma manera, se puede utilizar en partes notariales conteniendo el acto constitutivo de determinados tipos de personas jurídicas, así como referentes a poderes, mandatos y transferencias vehiculares. Puede emplearse también para el traspaso de aportes obligatorios de una AFP a otra.
- ¿En qué casos se utilizan las firmas electrónicas simples y avanzadas? Se suelen utilizar en la medida que la normativa disponga libertad para el uso de cualquier firma electrónica. Por ejemplo, las entidades del sistema financiero pueden utilizar válidamente este tipo de firmas para suscribir acuerdos relacionados con sus productos y servicios. Asimismo, en caso haya sido pactado, pueden usarse para la emisión, garantía o transferencia de títulos valores (como facturas, pagarés y letras de cambio). Los documentos laborales también pueden ser suscritos con esta herramienta.
Se debe considerar que, en principio, estas modalidades de firmas contemplan un nivel de seguridad menor en comparación a la firma digital; y que ante una controversia respecto de su autoría, la carga de la prueba recaerá en quien la invocó como verdadera.
- ¿Cómo se puede obtener la firma digital? – Es necesario contar con un software de firma digital y un certificado digital. Entre los proveedores de este servicio, está la RENIEC, que lo ofrece de manera gratuita y sin restricciones, mediante el DNI electrónico, así como ofrece certificados digitales para personas jurídicas.
Por otro lado, conviene conocer que tipos de servicios de confianza digital existen:
- Servicios de autenticación o identificación electrónica: este servicio permite que los ciudadanos puedan autenticar su identidad fehacientemente con la finalidad de acceder a los servicios electrónicos.
- Servicio de emisión y cancelación de certificado digital: permite la emisión de certificados digitales tanto para personas naturales como para personas jurídicas. Así como la cancelación de estos en caso de pérdida, robo u otro.
- Servicio de sellado de tiempo: permite atestar que un documento electrónico, o cualquier objeto digital, existió en un determinado momento en el tiempo y que desde ese momento no fue alterado.
- Servicio de validación de firma digital: Este servicio permite verificar la validez de una firma digital en el marco de la Infraestructura Oficial de la Firma Electrónica.
“Conforme se publiquen más modificaciones normativas, el uso de las firmas electrónicas seguirá reconociéndose como una posibilidad para la suscripción de diversos tipos de documentos y contratos. Implementar cada vez más las TIC a nuestros procesos notariales, financieros y demás, es vital para el panorama post Covid-19”, finalizó el experto de EY Law.
