En un entorno de negocio tan dinámico como el actual, los sistemas de gestión en las organizaciones cumplen un rol muy importante para evitar la inercia y la repetición de errores en las actividades. Esto para lograr una organización más competitiva y resiliente a los cambios constantes, ya sea por nuevas tecnologías, productos, o servicios para satisfacer necesidades recientes, modificaciones legales, formas de trabajo actuales, entre otros.
“Un sistema de gestión implementado permitirá a la organización analizar sus debilidades para minimizarlas y conocer sus fortalezas para potenciarlas. Además de aprovechar las oportunidades que pueda presentarse en el mercado, minimizar las amenazas por las que podría atravesar la organización”, sostiene Ramiro Postigo, Gerente Central de Manuchar Perú.
El ejecutivo también explica que al basarse en mecanismos como la gestión por procesos, evaluación de riesgos, medición de indicadores, los planes de acción y la mejora continua, se puede lograr un crecimiento constante y sostenible de la organización. Esto ayuda a mantener al personal de la empresa comprometido con el objetivo estratégico de la organización.
Sin embargo, muchas empresas no reconocen la importancia de centralizar un sistema de gestión para llevar un mejor control de las operaciones y ejecutar los lineamientos hacia todos los departamentos. Por ello, en ocasiones, las empresas que no cuentan con un sistema integrado de gestión, suelen presentar problemas como:
- Toma de decisiones. Al momento de proponer un cambio o mejora, este solo ocurre en un área de la empresa sin coordinar o tomar en cuenta las necesidades de las otras áreas. Entonces los cambios no tienen los resultados esperados.
- Control. Los lineamientos pueden estar definidos, pero al no centralizarse impide tener un resultado homogéneo, dejando espacio para los errores.
- Dificulta la interacción entre colaboradores. Por ejemplo, cuando se tiene información de procedimientos por cada área y no se interrelacionan entre sí sus procesos, se podría estar haciendo esfuerzos innecesarios por separado.
En ese sentido, Postigo explica que una de las ventajas de unificar las áreas de calidad, seguridad y medio ambiente, es generar un nexo entre el área de producción y la de gestión comercial para cumplir con los requerimientos de cada cliente a través de procesos estandarizados. Además, sostiene otros aspectos beneficiosos que tiene esta centralización dentro de una compañía:
- Reducción de reclamos. Se disminuyen los reclamos de los clientes hasta en un 35%. Los reclamos pueden ser identificados, atendidos y se puede hacer correcciones correspondientes de la interrelación de las áreas involucradas.
- Gestión rápida de desviaciones que se identifiquen en los procesos. Se pueden identificar acciones de mejora desde distintos frentes para toda la cadena de valor de la empresa, de modo que se puede identificar de forma oportuna la falla y lograr la mejora continua.
- Mayor poder de decisión. Permitirá crear estrategias con soluciones transversales para toda la empresa. Esta área puede ser un fiscalizador, no para ser señalador, sino para identificar el punto de mejora y aplicarlo.
En ese sentido, Postigo resaltó que conociendo la importancia de un sistema de gestión integrado y el papel que juega en la implementación de una empresa, podemos conocer el ahorro significativo de recursos que no solo les permitirá mejorar y controlar sus procesos, sino tener lineamientos claros para la toma de decisiones.
Asimismo, actualmente, con los cambios promovidos por la transformación digital, las organizaciones no pueden quedarse haciendo las cosas como antes, más bien, corresponde animarse a tener un sistema que les permita la agilidad en sus procesos, la mejora continua, y la evaluación de ellos.
