Tercerizar tareas, ejecutar sistemas de información eficaces y elaborar distintos presupuestos son algunos consejos para mejorar el funcionamiento de la empresa frente a un escenario de riesgos financieros
Autor: Cintia Balboa
Gerente Comercial – Raet Argentina
En tiempos de crisis no hay que desesperar. Mantener la calma nos ayudará a tomar decisiones que contribuyan a disminuir costos y optimizar recursos e inversiones. En el campo de Recursos Humanos de una compañía existen diferentes alternativas para optimizar costos, tiempos y recursos que son valorados en tiempo de crisis.
Tercerización de la Liquidación de Haberes(BPO-Business Process Outsourcing)
Sabemos que el pago de los sueldos a tiempo es vital para conservar el buen clima laboral dentro de una organización. Al mismo tiempo es una gestión operativa y consume una buena parte del tiempo del área de RR.HH cada mes, por ello optar por tercerizar este trabajo permite liberar al departamento de trabajo en mención y estos pueden concertarse en otras actividades.
A esta tercerización (liquidación de haberes) se le conoce como Business Process Outsourcing (BPO).
El servicio de BPO sobre la plataforma RH Pro (la solución de Raet para Latinoamérica) permite la optimización del tiempo de quienes conforman el área de RR.HH., para dedicarlo a otras tareas más estratégicas. Un equipo externo de profesionales se encarga de realizar liquidación de haberes, presentaciones, entregas de Recibos, etc. Por un lado, se cuida la información de la empresa y, por otro, se realizan las liquidaciones en tiempo y forma, a la vez que se controla la operación con acceso a través de la nube.
Los nuevos Sistemas de Liquidación y RR.HH. junto con las plataformas de Cloud Computing ofrecen una solución abierta; en cada etapa del proceso de liquidación la información puede ser compartida con el cliente y validada on-line para asegurar la calidad y los resultados finales deseados.
La empresa contratante del servicio de BPO abona un fee mensual que se divide en 2 partes: la propuesta de Operación de BPO bridada por Consultoras Especializadas en liquidación de haberes y la propuesta de Renta del Software de Liquidación de Sueldos y Capital Humano.
Para el caso de la Renta del Sistema de Sueldos, se accede a la aplicación 24×7 (las 24 horas, los 7 días de la semana) desde cualquier lugar con sólo tener disponible una conexión a Internet. Posibilita explotar toda la información a través de reportes e indicadores de gestión, además de poder utilizar todo el potencial de los módulos de Capital Humano para la administración y gestión del personal.
Cuando una empresa contrata las soluciones en modalidad BPO, cuenta “en tiempo real” con todas las actualizaciones de leyes laborales, impositivas, retenciones y convenios, que se aplican automáticamente a su nómina, según corresponda. Esto también permite un ahorro de tiempo considerable, dado que, detrás de la tercerización, hay profesionales especializados que tienen en cuenta todos estos temas y renuevan permanentemente los parámetros correspondientes para cada cliente tercerizado.
Los costos más importantes que se pueden reducir e incluso anular contratando un Servicio de BPO sobre Cloud Computing son: adquisición de hardware, licencias de software, energía, gastos de seguridad, mantenimiento de hardware y software, costos de exceso de capacidad, de personal técnico, costo de oportunidad y, por último, al no ser una inversión, se puede contabilizar como gasto 100% deducible.
En el caso de Raet, las soluciones de BPO con tecnología RH Pro son “Cross”, es decir, sirven para todos los sectores o industrias, los sistemas de liquidación de haberes son muy flexibles y permiten implementar cualquier convenio que las empresas tengan en sus nóminas.
Autogestión
El Módulo de Autogestión también contribuye a un ahorro de tiempos y recursos para la organización, muy en sintonía con la actual tendencia a implementar formatos de Teletrabajo, o trabajo a distancia.
El contar con un módulo de Autogestión contribuye a mejorar y agilizar la Comunicación Interna, tanto desde el punto de vista del empleado como de su jefe y, en última instancia, desde lo que compete al área de Recursos Humanos de la organización.
Se llama de “autogestión” porque los procesos de comunicación estandarizados inter e intra-sector puede formalizarlos directamente cada persona desde su puesto de trabajo o bien, en los casos de empresas que habilitan la “Autogestión Mobile”, a través de dispositivos como smart-phones o Tablets, PCs con conexión a Internet.
Esta modalidad significa ahorro de tiempo y de recursos, de gente que ya no tendrá que cargar actualizaciones ni elaborar planillas, puesto que cada empleado accede a su perfil y modifica o actualiza lo que corresponda. Así, el equipo del área de RR.HH. puede dedicarse a tareas más específicas del sector
Módulo de Simulación
En tiempos de crisis es muy importante contar con presupuestos actualizados. El módulo de Simulación contribuye a una gestión presupuestaria realista y permanentemente actualizada, lo que facilita la planificación de aumentos, por ejemplo, en un escenario de inflación. Asimismo, permite visualizar de antemano lo que la compañía deberá abonar en concepto de impuestos y retenciones.
La funcionalidad de Simulación dentro de la gestión de nómina es una herramienta muy importante en un contexto de crisis. Permite ahorrar tiempo y, a la hora de tomar decisiones, muestra con claridad los datos precisos según una hipótesis dada.
Sistemas de Información de RR.HH. para mejorar la efectividad y la eficiencia de la empresa
Una organización siempre busca efectividad y eficiencia, pero en momentos de crisis es fundamental.
Para lograr ese objetivo, se requiere que los Sistemas de Información de Recursos Humanos generen información más detallada para gestionar grandes volúmenes de información con rapidez y exactitud, esencial para facilitar la toma de decisiones.
En este sentido, es clave la imputación del costo de los resultados, producto de la gestión de nómina, que deriva en el pago de los sueldos y jornales, sus cargas sociales y costos asociados.
La salida lógica de un Sistema Informático de Recursos Humanos es el asiento de sueldos, que interactúa directamente con los sistemas contables y con el balance de la compañía.
Es importante que el sistema pueda determinar a qué centro de costos se debe imputar cada hecho, lo cual permite conocer con mayor detalle los costos en los que incurre cada sector y su origen. Estos datos contribuyen a un mayor detalle para las áreas de Administración y Finanzas, para una mejor toma de decisiones en pos de volver más eficiente toda la organización.
Más allá de conocer los costos fijos a nivel general, es muy importante poder determinar a qué sector corresponde cada costo fijo. Saber los costos fijos en los que incurre cada área de trabajo, centro de costo, sucursal o establecimiento, es esencial para medir el margen de ganancias de cada uno de ellos.
