Por Cláudia Raposo, Chief Operations officer de PHC Software
Tener la información organizada es un desafío constante, pero hay buenas prácticas que alivian la presión que sentimos sobre una base diaria.
Los datos, la información, son esenciales. Lo hemos escuchado en conferencias, al leer libros, experimentamos con nuestro software. Pero la información desordenada en el uso de un ERP puede llegar a ser una pesadilla para quien cree que el tiempo es oro.
En el mundo de los ERP, algunas instalaciones pierden eficacia con el tiempo. Sucede a menudo, cuando una empresa crece. Al principio todo va bien, pero se muestra poco a poco una cierta degradación en sus capacidades y el rendimiento. Muchas veces, esto se debe a la mala organización de los datos, de la información.
Una empresa, grande o pequeña, está envuelta en la información. Desde la fecha de la entrada de una factura, el registro de un coche, la descripción de un elemento de múltiples idiomas y todas las demás combinaciones posibles. Dentro de esta enorme cantidad de datos, hay posibilidades de que surjan algunos imprecisos, incompletos, repetidos, superados e incrementados.
Pero no hay motivo de alarma. Esta situación es controlable y sus limitaciones pueden ser atenuadas con un conjunto de buenas prácticas.
Hay cinco pasos que se deben implementar periódicamente y harán que su día sea más sencillo y productivo:
1. Examine toda “la casa”: No planee limpiar unas pocas habitaciones o algunas secciones.
Usted debe reunir todos los datos, toda la información relacionada con su empresa. Es una tarea larga y complicada, por decir lo menos, pero es la mejor manera de hacer una validación objetiva de los datos.
Con toda la información que ya posee para trabajar, no será necesario que interrumpa el funcionamiento de la empresa.
2. Comience con lo “básico”: En primer lugar, encárguese de las áreas más asequibles y fáciles de limpiar.
Comience a limpiar los datos, a partir de los errores más simples de almacenamiento. Por ejemplo, las grabaciones repetidas son rápidas de detectar con un simple algoritmo de búsqueda. Después de la eliminación de errores «fáciles», pase a los otros tipos. Estos, debido a su compleja naturaleza, pueden requerir un procesamiento más complejo o intervención manual (aunque esto es un último recurso y siempre hay que evitarlo).
Tenga en cuenta que incluso en el tratamiento de errores simples, los empleados que trabajan en ello (por ejemplo, especialistas IT) deben siempre colaborar con los colegas que operan y conocen los datos y su estructura.
3. Guardar todo por categorías: Catalogue y archive todos los objetos que puedan, para que se ordenen de acuerdo a los criterios que los hacen fáciles de encontrar en casa.
Ahora que los registros de su empresa son más «limpios» es el momento para reclasificar la forma en que se organizan. Probablemente va a encontrar estructuras que estén lejos de ser efectivas y prácticas. Siempre hay una gran cantidad de información que se inserta en el último minuto porque hay un cliente a la espera, o no se analizan en profundidad en el momento de la creación, o tiene una nomenclatura poco clara y / o menos detallada.
Efectúe aquí el reordenamiento de trabajo en un espíritu de apoyo entre los empleados de todos los departamentos.
4. Tratar con detalles: Perfeccionar los detalles más pequeños y hacer la limpieza más minuciosa.
En relación con la etapa anterior el procesamiento de información es más preciso. Esto se debe a las características específicas de los registros que también se han reportado con sufrimiento e incluso con mayor frecuencia. Siempre hay muchos atributos incorrectos, sin relleno, o indescifrables, por ejemplo, debido a los campos con un tamaño insuficiente.
Un enfoque más realista de esta fase consiste en ejecutar los procesos automatizados para llenar la información.
5. Confirmar que todo está en su sitio: Hacer una revisión final de la obra y ajustar lo que todavía le falta, para asegurarse de que su casa está impecable.
Como último paso, le sugerimos que haga un pase adicional a través de los diversos procesos de los puntos anteriores. Esto se debe a que siempre pueden haber errores que se detectan sólo después de que se hizo la reestructuración.
Junto a esta revisión final, realice pruebas periódicas para comprobar que todo marche bien. Y no se desanime en este proceso que, a primera vista, se podría pensar que son una serie de pasos que “llevan tiempo” y “dan trabajo”. Pero, de hecho, es solo una inversión de tiempo que le permitirá aumentar la productividad de su negocio, y mejor si es que estos lineamientos se tienen presentes desde los orígenes de la pequeña empresa.
Quédese con nuestro consejo: cuanto más “lenta” resulte la “limpieza general” del negocio, mayores serán los beneficios visibles al final y durante su crecimiento y adaptación al mercado.
Acerca de PHC
PHC Software es fabricante de soluciones de gestión empresarial, ingresó al mercado peruano durante el último trimestre de 2015 con una inversión prevista de US$ 1 millón durante los dos primeros años de actividad en la región. El objetivo de la compañía de origen portugués es proporcionarle a las mypes y medianas empresas peruanas soluciones inteligentes, atractivas, flexibles y rápidas que aseguren el éxito y eficiencia a los negocios de sus clientes finales.
En ese sentido es que PHC Software establecerá sus oficinas físicas en el país durante 2016, ya que Perú será la base de operaciones de la empresa para su próxima expansión hacia otros países de Latinoamérica: Chile y Colombia. La compañía confía en aplicar sus 26 años de experiencia en el sector de ERP (enterprise resource planning, por sus siglas en inglés) con soluciones tecnológicas, innovadoras, capaces de gestionar toda la rutina de negocio de las empresas.
Con una facturación total que se encuentra por encima de los US$ 10 millones, un equipo de más de 160 profesionales, más de 28.000 empresas clientes y más de 131.000 usuarios, presencia en Portugal, España, Reino Unido, Mozambique y Angola, y en plena fase de consolidación global de sus resultados, PHC cuenta ya con proyectos cerrados con clientes peruanos.
