En la actualidad, el término «flujos de trabajo» es altamente utilizado en los entornos empresariales modernos. Las compañías saben que los flujos ineficientes afectan directamente a la productividad de los colaboradores y a la competitividad de la empresa.
Pero ¿qué significa la optimización del flujo de trabajo? Según Tak Naito, Senior Manager, Product & Marketing Intelligence en Ricoh Latin America, se trata de “tomar un proceso en concreto y hacerlo más eficiente, o incluso automatizarlo gracias a la tecnología”. Un ejemplo específico con el que casi todas las empresas pueden relacionarse son las cuentas por pagar. El personal que maneja las finanzas en una compañía pasa la mayor parte del día lidiando con estos procesos, por lo que genera una pérdida de tiempo, que, si se evitara, podrían centrarse en mejorar la estrategia comercial y los resultados de la empresa.
En muchas compañías, los procesos financieros actuales se manejan desde las oficinas administrativas, lo que significa que todos los documentos relacionados con facturas, recibos de entrega, etc., se gestionan desde un solo lugar. Primero se recibe una factura, se escanea como PDF y se envía por correo electrónico el documento a finanzas para que luego finanzas imprima la factura, rellene manualmente la información y Re-escanea la factura, finalmente se guarde una versión para el mantenimiento de registros, se envié el pago al vendedor apropiado y entre la transacción en el sistema contable
Esto no solo consume innecesariamente tiempo para todos los involucrados, sino que también aumenta el potencial de error humano y riesgo de seguridad, si alguno de los involucrados comete un error o rellena la sección incorrecta, el proceso debe comenzar desde el principio (suponiendo que se haya detectado).
Con ayuda de la tecnología, todas las compañías podrían eliminar muchos pasos innecesarios, se recibiría una factura, se escanea directamente en el sistema de flujo de trabajo de cuentas por pagar, la factura se procesa automáticamente y cuando la factura se aprueba, el pago se envía al proveedor correspondiente, se guarda un registro y la información se refleja automáticamente en el sistema contable.
Así de fácil, no hay entrada manual, sin escaneo, impresión y re-escaneo. Solo escanear la factura y pulsar un botón. Este es un ejemplo de lo que significa la optimización del flujo de trabajo en términos concretos gracias a la tecnología, a nadie le gusta sentir que su tiempo o talento se está desperdiciando, es por ello que debemos reducir este tipo de tareas manuales y permitir que los colaboradores se centren en otras actividades empresariales.
