Durante la última década, los espacios de trabajo se han vuelto más inteligentes, pues han aumentado las velocidades de banda ancha; así como también, la potencia del almacenamiento, el cual ha permitido automatizar y analizar procesos. Así, el término “Smart Office” permite describir características innovadoras del lugar de trabajo que dependen del Internet de las Cosas.
De esta forma internet se ha convertido en parte integral de casi todos los procesos del lugar de trabajo.
Marcelo Szabo, Solutions Manager Visual Communications – Emerging technoligies de Ricoh Latinoamérica, brinda los principales beneficios de la implementación de un “Smart office”.
1) Productividad: gracias a la automatización de tareas repetitivas.
2) Practicidad: al proporcionar datos sobre cuánto realmente se utilizan sus escritorios y salas de reuniones.
3) Experiencia: agilizando tareas como la reserva de salas y proporcionando un mayor control sobre la iluminación y la temperatura.
4) Talento: al crear un entorno de trabajo de primer nivel que el personal valora y desea trabajar
En cuanto a la productividad, practicidad y experiencia se destacan las siguientes tendencias:
1) La evolución de las reuniones de trabajo:
Una de las características clave de la tecnología Smart Office es unir sistemas y procesos previamente separados para crear un ambiente de colaboración real entre colaboradores (tanto los que están físicamente como en remoto).
“Por ejemplo, las pantallas planas interactivas permiten al presentador compartir, debatir y anotar múltiples documentos en tiempo real” señaló Marcelo Szabo, Solutions Manager Visual Communications – Emerging technoligies de Ricoh Latinoamérica.
Además: “los asistentes, pueden recibir los archivos actualizados antes que termine la reunión, ya que el presentador puede enviar un correo electrónico directamente desde la pizarra. Los grupos de trabajo que interactúan con una pizarra aseguran también una audiencia cautiva para ‘quedarse y experimentar’ después de la reunión a través del dispositivo. De esta manera, el capital humano mejora sus habilidades para participar y liderar sesiones futuras aún más atractivas”, destaca Szabo.
2) Disponibilidad de escritorios y salas:
Según un estudio, reservar salas de reuniones es la mayor frustración de la jornada laboral[1]. Para solucionarlo, existen las Huddle Rooms, espacios inteligentes desarrollados, con el objetivo que las personas se puedan unir a la reunión de forma fácil y rápida.
Estas salas normalmente tienen la capacidad de integrar hasta seis personas y cuentan con la tecnología RICOH Unified Communication Services (UCS). Este sistema consta de un dispositivo seguro y de bajo costo que permite la intercomunicación entre múltiples Huddle Rooms, también entre computadoras y dispositivos móviles; asimismo, incluye proyectores de pared de tiro corto (sin necesidad de instalar soportes ni dispositivos colgantes) para colaborar de forma ininterrumpida y dinámica.
El futuro de las Smart Office
En los próximos años, las empresas podrán volverse más ágiles, a medida que los sensores brinden a los gerentes de las instalaciones más datos sobre cómo se utiliza la oficina y cualquier espacio que pueda reconfigurarse para adaptarse mejor a las necesidades de la empresa.
Por ejemplo, existe el concepto “Wokplace Collaboration” empresarial con una gestión unificada que abarca desde la infraestructura a la integración de hardware y software, así como el rediseño de espacio y el acompañamiento a las personas para la adopción de los nuevos hábitos digitales.
[1] https://smallbusiness.co.uk/booking-meeting-rooms-outlook-2543746/
