En el mundo de hoy, que está viviendo una revolución digital, acelerando la necesidad de comprender y utilizar la tecnología como base de negocios, es importante comprender procesos fundamentales para el éxito eficiente de cualquier empresa. La automatización hace a un negocio más rentable. El proceso optimiza el desempeño de los trabajadores, asegurando la satisfacción del cliente. Sin embargo, la mala automatización de procesos, puede significar ineficiencia en el negocio y generar frustración debido al tiempo desaprovechado.
Para ello, Valtx, asesora tecnológica para negocios, indica que es necesario apoyarse en la disciplina BPM (Business Process Management), como guía para tener una correcta automatización de procesos que sea eficiente y rentable. A continuación se presentan los cinco pasos a seguir:
- Análisis: Lo primero que se debe hacer es una amplia investigación de todos los procesos del negocio para asegurar que la visión de toda la empresa esté alineada con la cadena de valor: servicios, atención al cliente y soporte de la gestión con las ventas. Asimismo, no solo se trata de examinar toda la documentación, también es fundamental analizar los procesos de la forma exacta en la que se ejecutan en la empresa. Es así cómo se logra obtener una visión precisa de los errores que se presentan en el negocio e identificar aspectos a mejorar con los siguientes pasos del proceso BPM.
- Diseño: Esta es la fase en la que se empiezan a tomar las decisiones importantes. Ya teniendo toda la información detallada sobre la empresa y las mejoras a realizar, se puede pasar a vincular estas con los objetivos del negocio para rediseñar el proceso de ejecución de acciones. Primero, se analizan las deficiencias y comparan las nuevas estrategias con las anteriores haciendo simulaciones. Después, las nuevas alternativas pasan por diversos procesos de aprobación, que finalmente concluyen en la creación de un nuevo plan a implementar.
- Ejecución: Ya teniendo un plan aprobado se pasa a la realización del plan que se logra de dos maneras: la implementación sistémica, que funciona con apoyo de softwares específicos, y la implementación no sistémica, que no cuenta con las herramientas del BPM. El método elegido no es lo que importa, sino el objetivo, que no es otro que la rentabilidad de la empresa, ejecutando la estrategia elegida para resolver los problemas identificados.
- Monitoreo: En este paso se valida si los procesos están alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Esto se logra controlando el tiempo de duración del proceso, el costo y los recursos insumidos, la capacidad y la calidad que identifica si en el proceso hay errores y variaciones que afectan a la satisfacción del cliente.
- Optimización: Hacerle seguimiento a los pasos anteriores es esencial para asegurar una mejora continua en el negocio. Esto es importante para darse cuenta si en la práctica el modelo está alcanzando los objetivos. Toda la atención debe estar plasmada en la mejora del rendimiento, reducción de costes y la satisfacción de necesidades del cliente.
Actualmente, las ventajas competitivas están en la transformación digital, por lo que estar a la vanguardia es primordial si se quiere salir adelante y tener éxito en el futuro. Los avances tecnológicos no deben pasar desapercibidos y siempre es bueno estar un paso adelante. Por eso, en Valtx, se cuenta con una amplia experiencia en el área de asesoramiento empresarial, hacia una automatización de negocios efectiva.
