SAP Concur asegura que es posible auditar el 100% de los gastos efectuados por los empleados en una organización para evitar fraudes, duplicaciones y problemas con el cumplimiento de la normativa. Esta afirmación fue vertida durante el reciente evento SAP Concur Fusion, celebrado íntegramente de manera virtual.
Históricamente, la gestión del gasto se trató de un proceso difícil y tedioso, que se completaba de manera manual o a través de hojas de cálculo. Según este esquema, el empleado debía conservar los tickets de todos sus gastos, entregarlos a la persona encargada de registrarlos y luego esperar la liquidación. La detección de errores o potenciales fraudes dependía de la capacidad de encontrar “a ojo” la anomalía por parte del responsable del registro. Por esta razón se estima que los fraudes relacionados con la caja chica, por ejemplo, demoran hasta 24 meses antes de ser identificados, si es que son descubiertos.
Incluso las empresas que desarrollaban algún tipo de esquema de auditoría debían limitar el número de documentos verificados. “Debíamos basarnos en un sistema de confianza: considerábamos que todos los gastos que se capturaban respetaban las normativas corporativas, simplemente porque no teníamos cómo analizar en detalle todos esos datos”, relató Jennifer DaQuila-Mazzey, Gerente del laboratorio farmacéutico Novo Nordisk. “Tenemos una estimación de 100.000 informes de gastos por año, por lo que, aun haciendo un esfuerzo, nuestra capacidad de auditoría estaba limitada al 15%”, agregó. La empresa utiliza SAP Concur desde 2010.
Al estar totalmente automatizado y al utilizar herramientas de inteligencia artificial para analizar cada documento ingresado al sistema, SAP Concur permite auditar la validez de cada uno de los gastos y contrastar que todos cumplan con las políticas predefinidas por la empresa. Aún antes de la auditoría, las herramientas analíticas de SAP Concur permiten una visibilidad completa respecto a qué se gasta, dónde y de qué manera, para así poder detectar de manera temprana desvíos o anomalías.
“Las auditorías de gastos son esenciales en estos tiempos en que la situación financiera de las empresas es, en líneas generales, frágil y en los que cada peso recuperado puede ser esencial para la continuidad de una organización”, declaró Javier Pollitzer, director de Ventas de SAP Concur para América Latina de SAP Concur. “Una auditoría completa, que abarque el 100% de las transacciones, puede resultar en ahorros muy significativos”, concluyó.
