En el último año, la modalidad de home office se convirtió en una forma de trabajo permanente para el 67 % de la fuerza laboral en el mundo; de hecho, el 39 % de las empresas consideran que su fuerza laboral continuará teletrabajando la mayor parte del tiempo. Así lo reveló un estudio encargado por Adobe a Forrester*.
Y es que, aunque esta modalidad de trabajo existe desde los años 60, antes de la pandemia no contenía tantos beneficios para el empresario. “Las nuevas herramientas que permiten realizar el trabajo desde la distancia han despertado un interés particular en las organizaciones”, expresó Eduardo Jordao, Senior Channel Account Manager de Adobe.
El estudio de Adobe muestra que el 64 % de las organizaciones encuestadas han proporcionado a sus empleados tecnologías para el trabajo remoto y un 30 % tienen la intención de hacerlo en los próximos seis meses. Dentro de estas tecnologías se incluyen los procesos con documentos digitales, utilizados por el 47 % de las empresas en la actualidad.
En el pasado, solo una fracción de la fuerza laboral trabajaba ocasionalmente desde casa: hasta un 20 % en Estados Unidos y menos del 2 % en países de América Latina, según un informe de la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en conjunto con Eurofound. Principalmente porque, según la Cepal, 79 % de los ocupados en la región se desempeña en actividades que no pueden hacerse vía teletrabajo.
La OIT demostró que el aumento más significativo del home office tuvo lugar en los países más afectados por el virus y en los que esta modalidad estaba bien desarrollada antes de la pandemia. En Latinoamérica, el 96 % de las organizaciones recurrieron a mecánicas de teletrabajo, de acuerdo con la encuesta de Page Group. Esta se convirtió en la opción de trabajo para proteger la salud de las personas sin causar un daño irreversible a la economía, pero se planteó como una solución rápida que tuvo poco tiempo de preparación.
Beneficios de las soluciones de documentos digitales para el teletrabajo
El estudio encargado por Adobe afirma que las organizaciones con mayor madurez digital utilizan de manera exclusiva procesos digitales. Los departamentos con mayor uso de esta herramienta son ventas (65 %) y marketing (57 %), vs áreas de recursos humanos (28 %), que las usan en menor medida pues sus procesos están más basados en el uso de papel.
Sin embargo, se evidencia una aceleración en la transformación digital de las empresas mediante la adopción de tecnologías de colaboración y productividad como una alternativa al distanciamiento social y al trabajo remoto, pues las empresas han comprobado que cuando carecen de esta opción se ven limitadas al atender a sus clientes y frenan su crecimiento.
“Entre los puntos estratégicos imprescindibles para mantener el negocio en movimiento en medio de los imprevistos derivados de la pandemia, están el uso compartido de documentos que incorporen firmas electrónicas, colaboración y automatización. Hemos comprobado que los documentos digitales impulsan las empresas, dado que son una herramienta fundamental para los empleados que trabajan a distancia, pues les permiten dirigir sus operaciones de una forma más productiva, inteligente y rápida”, puntualiza Jordao.
Gracias a Adobe Document Cloud, una solución que integra la tecnología PDF de Adobe con las aplicaciones de Acrobat y Adobe Sign y que permite que todos los miembros de una organización compartan, revisen, comenten y editen documentos en tiempo real y a distancia, las empresas de todos los sectores, sus clientes y empleados pueden sacar provecho a las experiencias totalmente digitales en tiempos de pandemia.
Actualmente es aprovechado por empresas líderes como Microsoft, Merck, Sanofi, Lufthansa y Sony Bank, que han experimentado, por ejemplo, una reducción de más de 90 % en los tiempos de entrega de firmas. El resultado: muchos clientes más satisfechos y empleados mejor conectados por la experiencia digital, uno de los principales retos del teletrabajo.
Además de la reducción de costos de impresión, almacenamiento y mensajería, entre los beneficios más significativos del uso de documentos digitales están la mayor satisfacción del cliente (47 %), el aumento de la productividad (28 %), las facilidades en la colaboración de los empleados (54 %) y apoyo a la resiliencia del negocio (77 %).
Después de todo, según la OIT, es posible que el teletrabajo no termine con la pandemia, “sino que pase a formar parte de la ‘nueva y mejor normalidad’ en los años venideros, con el apoyo de la digitalización, la comunicación avanzada y las tecnologías de nube”.
De hecho, varias encuestas aplicadas en Latinoamérica como las de Microsoft y Apex revelaron que más del 70 % de los trabajadores quieren que continúen las opciones flexibles de trabajo remoto y que casi el 50 % de las organizaciones ya decidió que sostendrá el modelo de teletrabajo en diferentes niveles.
* Estudio: De qué manera los procesos de los documentos digitales están pasando de ser una práctica recomendada a una necesidad empresarial. Un informe de líderes de opinión de Forrester Consulting encomendado por Adobe. Agosto de 2020.
