“En la actualidad, el uso de hojas de cálculo es una práctica arcaica que debilita la gestión de un negocio e impide su competitividad” apunta João Sampaio, Director de Negocios Internacionales de PHC Software.
A pesar de que las mipymes desempeñan un papel importante en el crecimiento económico del país, existen diversos factores que aún ponen en riesgo su supervivencia. Uno de ellos es la falta de adopción de herramientas de gestión que las ayuden a convertirse en negocios competitivos, con capacidad de perdurar en el tiempo.
En este contexto, expertos apuntan que el uso de hojas de cálculo es una de las prácticas arcaicas que aún se mantiene en el sector empresarial y que debe ser superada. “Migrar la gestión del negocio de una hoja de cálculo a un ERP está al alcance del empresariado y significará un antes y un después en la empresa. Las hojas de cálculo no automatizan procesos, sugieren una pérdida de tiempo para los empleados, no son sistemas integrados capaces de cruzar información. Por otra parte, son poco seguros, ya que no podemos saber quién ha modificado un archivo ni desde qué ubicación, se pueden eliminar o perder fácilmente, entre otros varios puntos que debilitan la gestión de un negocio” comentó João Sampaio, Director de Negocios Internacionales de PHC Software.
¿Qué beneficios ofrece un sistema ERP en comparación de las hojas de cálculo? Toma nota de las siete razones por las que debes mudar la información de tu negocio de una hoja de cálculo a un ERP:
1. Automatización de procesos. Obtener agilidad es uno de los grandes motivos por el que las empresas adoptan un software de gestión. Los sistemas integrados ERP tienen la capacidad de automatizar los procesos de las diversas áreas del negocio y reducir hasta en un 70% el tiempo de trabajo en ciertos procesos claves. Por consiguiente, es más productiva que un negocio que sigue usando hojas de cálculo, según un informe sobre tendencias del uso del software de gestión en medianas empresas elaborado por PHC Software en Lima.
- Reducción del margen de error. Cualquier interacción en la plataforma del ERP queda registrada, permitiendo realizar un seguimiento de los datos, procesos o documentos ingresados o modificados. De esta manera no es tan susceptible al error humano como las hojas de cálculo. Un negocio que use este tipo de soluciones podría reducir su margen de error y aumentar su productividad en un 30%. Un ERP incluso puede ayudar a prever nuevas necesidades, ya que toma en cuenta el historial de compra de cada cliente.
- 3. Integración de la información. La información de todas las áreas de la empresa como administración, finanzas, logística, recursos humanos, entre otros, se encuentran en una única plataforma, lo que facilita la gestión. En las hojas de cálculo, en cambio, se trabajan los datos de un área y otra independientemente.
- Control en tiempo real. Un ERP es un sistema nervioso digital inteligente que permite reaccionar a sucesos en tiempo real, ya que centraliza la información de las diversas áreas de la empresa. De esta manera facilita el acceso directo y en tiempo real a los datos más diversos del negocio. Por ejemplo, si un artículo se queda sin stock, el sistema envía de inmediato un correo electrónico al responsable de almacén notificando esta situación.
- Capacidad de análisis. Vivimos en la sociedad de la información, donde tomar decisiones rápidas y correctas es un factor clave para el éxito. El ERP tiene herramientas con gran capacidad analítica, como paneles de información, que abarcan las diversas áreas de la empresa y que apoyan al responsable de cada departamento en la toma de decisiones. Esto no es posible con una hoja de cálculo.
- Facilita trámites con la SUNAT. En contraste con las hojas de cálculo, con una herramienta de gestión ERP es posible automatizar el pago de planillas cumpliendo con las obligaciones legales con la SUNAT. Una vez ingresados los datos laborales de los empleados, la plataforma contrasta directamente con información de la SUNAT, evitando así retrasos en los pagos. Lo mismo se aplica para los pagos a proveedores.
- Adaptabilidad al negocio. El software de gestión se puede configurar según las necesidades que vayan surgiendo en el negocio. Si la empresa crece, también se pueden ampliar los alcances del ERP y cubrir las nuevas demandas de gestión, como información financiera, administrativa, recursos humanos, marketing, entre otros.
