En el mundo de los negocios y el intercambio de documentos, la seguridad es un aspecto clave, y la facturación electrónica no es la excepción. Las empresas en general, desde las grandes hasta las más pequeñas, necesitan un proveedor que cuide los datos de su negocio, eliminando por completo cualquier riesgo de pérdida o vulnerabilidad de información.
Un paso fundamental para asegurar la protección e integridad de la información tributaria es la selección de un Proveedor de Servicios Electrónicos (PSE) seguro y confiable. Por ello, Kenneth Bengtsson, presidente ejecutivo de Efact, brinda una serie de consejos para elegir al mejor aliado.
- Busque un PSE certificado. Para operar, SUNAT exige que los PSE cuenten con el ISO/IEC 27001, que certifica los sistemas de gestión de seguridad de la información en las empresas. Bajo esta norma, los proveedores demuestran la integridad en el manejo seguro de los datos de sus clientes.
“Para mantener la certificación ISO/IEC 27001, Efact realiza exigentes procesos que incluyen controles y metodologías de seguridad de la información, auditorías internas y externas, además de evaluaciones continuas. La data de nuestros clientes es invulnerable y nadie puede acceder a ella. Una empresa con estas características es la que necesitan las compañías para gestionar su facturación electrónica”, indicó Bengtsson.
- Evalúe la plataforma de proveedor. Los PSE procesan millones de facturas electrónicas a la vez. Por ello, es vital considerar una compañía con una infraestructura sólida, que pueda soportar los procesos de su negocio, así como los del resto. La infraestructura tecnológica que Efact pone a disposición de sus clientes significa una ventaja crucial, pues cuenta con el respaldo de IBM y atiende clientes de todo tamaño.
“La seguridad y la eficiencia son fundamentales para Efact. La información de nuestros clientes es confidencial, no nos pertenece a nosotros. El manejo seguro y veloz de estos datos es sumamente importante para disponer de un servicio adecuado”, dijo Bengtsson.
- Evite los errores. Las empresas no están libres de cometer un error en el envío de una factura. El problema es que, si SUNAT observa el comprobante, no será validado por los Operadores de Servicios Electrónicos (OSE). Bajo esta premisa, es clave contratar un proveedor que ayude a reducir al mínimo las observaciones y disponga las herramientas adecuadas para lograr este objetivo.
“En el caso de la plataforma de Efact, ponemos a disposición de nuestros clientes la ayuda de asesores de mesa que explican a las empresas en qué consisten las observaciones recibidas por sus facturas electrónicas, ofreciéndoles una guía para superarlas. Además, poseemos buzones donde los emisores reciben constancias de recepción que informan del estado de los comprobantes”, agregó el ejecutivo.
- Priorice una recepción segura. En Perú, el 99% utiliza la factura electrónica solo para generar los comprobantes y enviarlos por email, mientras solo el 1% la usa también para recibirlos. Esto significa que un gran número de empresas recibe los documentos para luego ingresarlos manualmente en su sistema, abriendo un espacio para cometer errores de digitación y demorar el proceso de contabilidad.
“Cuando se recibe un documento en PDF y los datos se integran de forma manual al sistema contable, las empresas se exponen a falta de precisión y exactitud de los datos y del proceso, que generan costos extras en el ingreso de codificación, la validación, almacenamiento y gestión de controversias y del pago de la factura. Por eso es importante trabajar con un proveedor que disponga de herramientas para gestionar la documentación desde la misma plataforma”, explicó Bengtsson.
