Durante la pandemia, las organizaciones de todos los sectores y tamaños se apalancaron en las tecnologías digitales, lograron mantenerse operativas, ser creativas y reinventar sus modelos de negocio para llegar a nuevos mercados y clientes.
Pocos sectores se vieron más amenazados que los de los eventos, ferias, congresos y seminarios, que vieron su esencia –la presencialidad- en total contraposición con las normas de contención del COVID. Sin embargo, la reacción de este sector fue veloz e innovadora y los resultados sorprendentes. No sólo la actividad no paró, sino que, gracias a la transformación digital, se multiplicó, se democratizó y se enriqueció con las opciones de conectarse desde cualquier lugar. Los webinars, congresos, cursos y ferias pudieron contar con la presencia de los invitados más selectos, los contenidos más exclusivos y lograron unir comunidades enteras, mucho más allá de las fronteras y limitaciones de un recinto.
A pesar de que las medidas restrictivas parecen haber quedado atrás, tal y como sucedió con el trabajo, el mundo de los eventos no volverá a ser el mismo. Los beneficios de sus transformaciones han sido innumerables y, en tiempos de incertidumbre y volatilidad como los que el mundo enfrenta en la actualidad, la tecnología es el factor deflacionario que permite hacer más con menos. Continuar con lo mejor de los dos mundos es, pues, una apuesta ganadora.
Hacer más con menos
Practicidad, costos, escalabilidad y recursos interactivos son solo algunos de los atributos que han posicionado los eventos virtuales como la opción predilecta de empresas y organizaciones hoy. La flexibilidad de las plataformas digitales, potenciadas por servicios en la nube, brindan espacios de gran capacidad y participación que en escenarios presenciales requerirían producciones complejas, enormes recursos humanos y económicos, y una infraestructura que no está al alcance de todos.
Virtual Convention Center (VCC), un emprendimiento peruano que hace parte del Programa de Empresas Nativas Digitales de Microsoft es una de estas soluciones innovadoras que transformó escenarios indispensables para las empresas, como los foros y las convenciones, en experiencias interactivas hechas a la medida.
A tan sólo un clic, desde un computador o un teléfono móvil, esta plataforma digital, construida en plena pandemia sobre la nube de Microsoft Azure, abre opciones hasta ahora inimaginables: habilita auditorios y salas interactivas, stands con diseños personalizados, espacios de venta, y hasta conecta perfiles y necesidades entre clientes y proveedores. “Tenemos una solución para cada tipo de evento: virtual e-commerce, feria inmobiliaria virtual, ferias laborales virtuales, congresos virtuales, conferencias virtuales, ferias de exposiciones virtuales, eventos Híbridos y, por supuesto, también networking a través de la plataforma en evento presenciales”, detalla Alejandro Penagos, CEO y fundador de VCC.
Desde su puesta en funcionamiento, en agosto de 2020, esta plataforma ha alojado eventos virtuales para Perú mucho gusto, la Cámara de Comercio Italiana, Perú Service Summit y Adidas. Asimismo, es importante destacar que la empresa inició sus operaciones en tres fases: empezando por el desarrollo virtual, luego con las pruebas correspondientes y finalmente iniciando con los clientes más cercanos. En ese sentido, a la fecha VCC ha logrado realizar más de 11 eventos con más de 80 mil asistentes en total.
Potenciando el poder de la data y la gamificación
Además de la creación de múltiples espacios y transmisiones, VCC ofrece algo que en los eventos presenciales es siempre un desafío: analítica en tiempo real que permita conocer en detalle a la audiencia, el número de visitantes, su interés, su comportamiento, su permanencia, detalles sobre ingreso a las salas interactivas, las cifras de compras y la participación en espacios de gamificación. Sin duda, esta información vale oro, pues permiten comprender lo que genera mayor interés, lo que es preciso revisar, e incluso tomar decisiones en tiempo real para optimizar recursos y mejorar la experiencia de los asistentes.
“En VCC, el organizador puede visualizar su evento con actualizaciones cada 5 minutos. Allí puede ver registros, ingresos, los stands más visitados, los auditorios más vistos. Y además de los indicadores, la configuración permite cambiarlo todo: controles, estilo, colores, stands. Es enteramente personalizable. Incluso, esta nueva opción virtual, brinda a las empresas a generar un ahorro de hasta un 80% en comparación a un evento presencial”, reitera Penagos.
Mantener el equilibrio entre el contenido académico, el consumo de información y las experiencias más interactivas y lúdicas es otro de los desafíos de los eventos. Para VCC, lograr este equilibrio no es difícil. “La plataforma ofrece juegos, “quizzes”, espacios de networking, muchas cosas entretenidas pasan en la plataforma durante un evento para que la gente se mantenga conectada. En medio de una charla pueden salir quizzes al costado para conectar mejor con los usuarios y generar incentivos”, explica Penagos. Además, la experiencia de usuario es esencial para asegurar una participación activa de los visitantes y de ahí la importancia de versiones responsive, que pueden navegarse desde dispositivos móviles.
Una plataforma intuitiva y completamente personalizable
Y, cuando se trata de generar experiencias enriquecidas, no existe un modelo único. Cada cliente puede diseñar el encuentro a la medida de su audiencia y sus necesidades. Un ejemplo de producto hecho a la medida es un evento inmobiliario, en el que los usuarios pueden acceder a los planos de una construcción o una exposición educativa en la que están disponibles los CV de los participantes. Otra de las posibilidades es el espacio de networking interactivo, que funciona como las aplicaciones de citas en las que las personas se registran y hacen swipe and match. “Cada interés que se tenga puede hacer match con productos o servicios. Ideal para conectar a los inversionistas con proveedores”, añade Penagos.
La plataforma ofrece, además, chats internos en las salas y la alternativa de conectarlos con aplicaciones de mensajería instantánea. “Así mismo contamos un espacio que llamamos “cafetería”, lo creamos a través de Azure y es un espacio para entre 8 y 25 personas, con funciones de cámara y audio para utilizarlas como salas de trabajo independientes. Es así como, en solo un evento hemos logrado la asistencia de hasta 18 mil conectados”, dice Penagos.
Cada espacio creado tiene pantallas y recursos para la visibilidad y el posicionamiento de las marcas, y con recorridos intuitivos la persona elige a qué auditorio ingresar. Uno de sus casos de éxito más reconocidos del VCC fue el evento Adidas UB21, al que las personas accedían a un gran recinto ferial mediante un video. “Se desarrolló en 6 horas y teníamos la tienda de Adidas, una comunidad runner, un auditorio con clases y en otro un comediante para el entretenimiento de los asistentes”, señala Penagos.
La seguridad en el centro de la experiencia
“La versatilidad y los altos estándares de seguridad nos llevaron a trabajar con Microsoft. El soporte que nos brinda, la escalabilidad, la capacidad de habilitar todos los recursos que requiere una plataforma así, con videos, salas e interacción nos hicieron elegir sus servicios. Y, otro aspecto fundamental es la seguridad de la información, amparado por la tecnología y los servicios de Azure, que protege a los usuarios y participantes”, destaca el fundador de VCC.
Ahorro en tiempo y recursos para las empresas, y una experiencia interactiva ambiciosa, entretenida y útil para los usuarios hacen de VCC una plataforma innovadora en un mercado muy exigente de alta demanda y con un potencial enorme. Su visión va más allá de las fronteras del Perú, y VCC tiene sus planes de expansión orientados hacia los mercados de Latinoamérica y Estados Unidos. Al fin y al cabo, la tecnología permite estar en todas partes.
